Chuẩn hóa hình ảnh đội ngũ là việc đồng bộ ảnh profile của toàn bộ nhân sự theo một brand guideline chung — cùng phông nền, cùng ánh sáng, cùng phong cách, cùng ngày chụp. Kết quả: website company trang Team có cảm giác chuyên nghiệp, tin cậy và nhất quán, thay vì mỗi người một kiểu ảnh selfie cũ.
Hướng dẫn 5 bước dưới đây được áp dụng cho các khách hàng lớn của Gạo Nâu Profile như Vietnam Airlines, Ascend Vietnam Ventures, GE Energy Hải Phòng.
Bước 1 — Xây brand guideline hình ảnh đội ngũ
Trước khi chụp, xây guideline với 6 thông số cơ bản:
| Thông số | Gợi ý |
|---|---|
| Phông nền | Trắng (sạch sẽ), xám đậm (nghiêm nghị), hoặc màu brand |
| Tỉ lệ khuôn mặt | Head & shoulders, mặt chiếm 60-70% |
| Trang phục | Áo sơ mi hoặc vest brand color, không logo to |
| Biểu cảm | Mỉm cười tự nhiên (trừ ngành pháp lý / tài chính) |
| Ánh sáng | Cinematic 2-3 đèn, không flat |
| Retouch level | Tự nhiên, không thay đổi nhân dạng |
Guideline này nên được viết thành file PDF 1-2 trang và chia sẻ với tất cả nhân viên trước buổi chụp.
Bước 2 — Chọn studio phù hợp quy mô
Với doanh nghiệp dưới 20 người, chụp tại studio lớn có sẵn setup. Với doanh nghiệp 20+ người, có 2 lựa chọn:
Lựa chọn A — Studio thuê trọn buổi
- Nhân viên di chuyển đến studio theo ca
- Chụp 15-20 người/ngày
- Chi phí thấp hơn
- Phù hợp doanh nghiệp 20-50 người
Lựa chọn B — Studio pop-up tại văn phòng
- Photographer mang thiết bị đến văn phòng
- Setup phòng chụp tạm 1-2 ngày
- Tiết kiệm thời gian nhân viên
- Phù hợp doanh nghiệp 50-200+ người
Gạo Nâu Profile có cả 2 lựa chọn. Pop-up studio cần tối thiểu 1 phòng 4x5m, ổ điện và tường trắng hoặc phông di động.
Bước 3 — Lên lịch chụp hợp lý
Lịch chụp phụ thuộc số người và ca làm việc:
| Số người | Thời gian | Gợi ý lịch |
|---|---|---|
| 10-20 | 1 ngày (4-6 tiếng) | Sáng cùng ngày, 1 ca |
| 20-50 | 1-2 ngày | Chia 2 ca sáng chiều |
| 50-100 | 2-3 ngày | 3 ca/ngày, 2-3 ngày liên tiếp |
| 100+ | 1 tuần | Chia theo phòng ban |
Mỗi người cần 10-15 phút: 3 phút tóc/trang phục, 5-7 phút chụp, 2-3 phút chuyển tiếp.
Mẹo: Chụp lãnh đạo cao cấp vào khung giờ đầu ngày (8-10h) để có ánh sáng và biểu cảm tốt nhất. Nhân viên cấp dưới chụp giữa hoặc cuối ngày.
Bước 4 — Quy trình chụp chuẩn
Quy trình chuẩn tại Gạo Nâu Profile:
Trước khi chụp (5 phút/người)
- Nhân viên chỉnh áo, tóc trước gương
- Stylist kiểm tra áo thẳng, cổ gọn
- Makeup nhẹ phủi (không trang điểm đậm)
- Hướng dẫn biểu cảm và tư thế cơ bản
Khi chụp (7 phút/người)
- Đứng đúng vị trí đã mark trước
- Photographer chụp 20-30 shots
- Xem nhanh 2-3 tấm tốt nhất trên monitor
- Chọn 1 tấm chính, chụp thêm 1-2 bản backup
Sau khi chụp (3 phút/người)
- Nhân viên ký sheet xác nhận đã chụp
- Ghi ghi chú (nếu có yêu cầu riêng)
- Nhận thông tin về timeline giao ảnh
Bước 5 — Cập nhật định kỳ
Hình ảnh đội ngũ cần được cập nhật định kỳ:
| Loại | Tần suất |
|---|---|
| Ảnh nhân viên mới (onboarding) | Trong 30 ngày đầu tiên |
| Ảnh toàn bộ team (chuẩn hóa) | Mỗi 18-24 tháng |
| Ảnh lãnh đạo cấp cao (CEO, board) | Mỗi 12-18 tháng |
| Ảnh khi thăng chức | Ngay sau thăng chức |
| Ảnh mùa (Tết, cuối năm) | Theo nhu cầu truyền thông |
Bảng giá tham khảo
Trọn gói chụp đội ngũ doanh nghiệp tại Gạo Nâu Profile:
| Quy mô | Gói | Giá tham khảo |
|---|---|---|
| 10-20 người | 1 concept studio | 5-8 triệu |
| 20-50 người | 1 concept studio | 8-15 triệu |
| 50-100 người | 1 concept studio | 15-25 triệu |
| 100-200 người | 1-2 concept, 2-3 ngày | 25-45 triệu |
| 200+ người | 2 concept, 1 tuần, brand guideline | Liên hệ báo giá |
Giá bao gồm: chụp, makeup nhẹ, retouch tự nhiên, 1 ảnh chính/người, file HD, giao ảnh trong 7-14 ngày.
Case study đã thực hiện
- Ascend Vietnam Ventures (15 partners): 1 concept studio, hoàn thành 1 ngày
- Vietnam Airlines (đội tiếp viên + lãnh đạo): 2 concept, đồng phục hãng
- GE Energy Hải Phòng (đội kỹ sư + quản lý + công xưởng): 3 concept, 1 tuần
- Ms Quyên BluSaigon (CEO + brand photo): Premium studio đa concept
Liên hệ tư vấn
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần chuẩn hóa hình ảnh đội ngũ, liên hệ (+84) 775 243 530. Báo giá miễn phí trong 24h sau khi cung cấp số lượng nhân sự và mục đích sử dụng.